Để khai thác và sử dụng Cổng Thông tin điện tử có hiệu quả thì các cơ quan, đơn vị và cá nhân khi sử dụng cần nghiên cứu, quán triệt một số văn bản có liên quan như: Quyết định 431-QĐ/TU, ngày 16/01/2017, của Ban Thường vụ Tỉnh ủy về việc ban hành Cổng thông tin điện tử Đảng bộ tỉnh Quảng Trị; Quyết định số 464-QĐ/TU, ngày 07 tháng 3 năm 2017về việc ban hành quy định gửi nhận văn bản và thư điện tử trên cổng thông tin điện tử; Quyết định số 465-QĐ/TU, ngày 07 tháng 3 năm 2017về việc ban hành quy chế quản lý, vận hành cổng thông tin điện tử.
Đồng thời cần lưu ý một số nội dung cụ thể là:
Thứ nhất,các cơ quan, đơn vị và cá nhân tăng cường khai thác, sử dụng Cổng TTĐT để phục vụ nhiệm vụ chuyên môn, từng bước tin học hóa, góp phần thực hiện cải cách thủ tục hành chính trong các cơ quan đảng.
Địa chỉ Cổng thông tin điện tử: http://www.tinhuyquangtri.vn
Thứ hai, mỗi cán bộ, công chức ở các Ban Đảng, Văn phòng Tỉnh ủy, các huyện, thị, thành ủy và Đảng ủy các xã, phường, thị trấn trong tỉnh được cung cấp một địa chỉ thư công vụ của cơ quan đảng trên internet có dạng: hovaten@tinhuyquangtri.vn (đối với cấp huyện sau dấu chấm cách hovaten có thêm 3 chữ cái viết tắt tên Huyện, ví dụ: nguyenvana.vli@tinhuyquangtri.vn . Đối với cấp xã địa chỉ là tên Đảng ủy xã, ví dụ: danguyxatanthanh.hho@tinhuyquangtri.vn). Danh sách hộp thư công vụ của cơ quan đảng trong Tỉnh, Văn phòng Tỉnh ủy đã tạo và gửi đến các cơ quan, đơn vị tại Công văn số 589-CV/VPTU, Đông Hà, ngày 07 tháng 3 năm 2017.
Các cơ quan, đơn vị và cán bộ, công chức thực hiện đổi ngay mật khẩu và quản lý, sử dụng hộp thư công vụ của mình để trao đổi thông tin, gửi, nhận văn bản.
Thứ ba, đối với mục NỘI BỘ: Các cơ quan, đơn vị và cá nhân sẽ được cấp riêng tài khoản để sử dụng. Khi được cấp tên tài khoản và mật khẩu (password), người dùng phải truy cập vào mục NỘI BỘ để thay đổi mật khẩu, đảm bảo an toàn, bảo mật tài khoản được cấp.
Không sử dụng hệ thống gửi nhận văn bản và hộp thư công vụ trên Cổng thông tin điện tử của Đảng bộ tỉnh để trao đổi, gửi nhận văn bản, thông tin điện tử trái quy định của Đảng và Nhà nước hoặc văn bản mật, tối mật, tuyệt mật. Sử dụng hệ thống gửi, nhận văn bản và hộp thư điện tử đúng quy định, đúng mục đích; thực hiện nghiêm chế độ bí mật thư điện tử và chịu trách nhiệm về thông tin của mình khi gửi, nhận qua hộp thư điện tử.
Thứ tư, Cổng TTĐT có phiên bản dành cho thiết bị điện thoại di động, ipad…có kết nối internet, có thể truy cập các thông tin, văn bản, gửi, nhận thông tin cho cán bộ, công chức cơ quan đảng.
Thứ năm, Cổng TTĐT có thiết kế phần tích hợp nhắn tin khi có văn bản gửi đến cho các đồng chí Ủy viên Ban thường vụ Tỉnh ủy (hoặc UV Ban chấp hành Đảng bộ tỉnh-nếu mở rộng đối tượng); được đăng ký kết nối với điện thoại di động. Khi văn thư gửi giấy mời họp hoặc tài liệu, văn bản sẽ gửi đến điện thoại di động cá nhân, kèm theo tin nhắn.
Các cơ quan, đơn vị và cá nhân có tránh nhiệm thường xuyên khai thác, sử dụng Cổng TTĐT, truy cập vào hệ thống gửi, nhận văn bản và hộp thư công vụ để nhận và xử lý kịp thời các văn bản và thư điện tử gửi đến.
Đẩy mạnh việc ứng dụng Cổng TTĐT sẽ giải quyết chi phí về thời gian và giấy in. Vì vậy sau một thời gian Cổng TTĐT đi vào hoạt động ổn định, Văn phòng Tỉnh ủy sẽ xin chủ trương Thường trực Tỉnh ủy, trong thời gian đầu gửi đồng thời cả văn bản điện tử và văn bản giấy. Sau một thời gian (3-6 tháng) các văn bản thông thường, sử dụng một lần như giấy mời họp, lịch công tác tuần, các văn bản dự thảo…sẽ chỉ gửi văn bản điện tử thông qua hộp thư cho các đồng chí Ủy viên Ban Thường vụ, Tỉnh ủy viên, các đảng bộ trực thuộc, các cơ quan, đơn vị.
Thứ sáu, nguồn thông tin của Cổng thông tin điện tử được cung cấp từ các cộng tác viên, từ các báo điện tử theo quy định và các văn bản của Đảng, Nhà nước, văn bản chỉ đạo của Tỉnh ủy, các Ban Đảng Tỉnh ủy (trừ những văn bản và thông tin được quy định tại khoản 2, Điều 6, Quy định về việc gửi nhận văn bản điện tử trên Cổng thông tin điên tử của Đảng bộ tỉnh Quảng Trị, ban hành kèm theo Quyết định số 464-QĐ/TU, ngày 07/3/2017).
Ngoài những cộng tác viên thường xuyên, các cá nhân, đơn vị có thể gửi tin, bài (bài nghiên cứu, bài viết chuyên sâu) trên các lĩnh vực gửi cho Ban Biên tập xét duyệt để đăng lên Cổng thông tin điện tử. Nội dung gửi về địa chỉ: banbientap@tinhuyquangtri.vn. XUÂN QUÂN