Trong thời gian qua, các cấp ủy đảng, lãnh đạo cơ quan, đơn vị đã quan tâm chỉ đạo thực hiện công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, đáp ứng được yêu cầu khai thác thông tin phục vụ hoạt động của cấp ủy và các cơ quan tổ chức trong toàn hệ thống.
Cán bộ phòng Hành chính - Lưu trữ (Văn phòng Tỉnh ủy) đang chỉnh lý tài liệu
Đã tập trung chỉ đạo và triển khai thực hiện nghiêm túc các văn bản của Trung ương về công tác lập và lưu trữ hồ sơ như: Quy định số 270-QĐ/TW, ngày 6/12/2014 của Ban Bí thư Trung ương Đảng về “Phông lưu trữ Đảng Cộng Sản Việt Nam”; Quy định số 693-QĐ/VPTW, ngày 15/12/2021 của Văn phòng Trung ương Đảng về công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức đảng... Chỉ đạo xây dựng và ban hành các quy chế, quy định về công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan như: Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ; quy định, hướng dẫn về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và ban hành danh mục hồ sơ..., làm cơ sở để các đơn vị thực hiện nghiêm túc công tác lập hồ sơ lưu trữ. Đã gắn trách nhiệm của cán bộ, công chức trong việc lập hồ sơ công việc được giao và thực hiện nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định. Vì vậy, công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan có chuyển biến tích cực, giảm bớt việc nộp lưu tài liệu trong tình trạng bó gói, chưa hình thành hồ sơ.
Thường xuyên tổ chức tập huấn về công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, qua đó giúp công tác văn phòng, văn thư, lưu trữ các cấp ủy đảng, các ban tham mưu và các tổ chức chính trị - xã hội thực hiện nền nếp, khoa học hơn, đáp ứng được các yêu cầu lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy và cơ quan, góp phần nâng cao nhận thức, trách nhiệm của cán bộ, công chức đối với việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ hiện hành và nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ theo định kỳ hằng năm cơ bản đã được quan tâm chỉ đạo. Tất cả các hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc cơ bản được giao nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định. Đa số các cơ quan kết thúc nhiệm kỳ 2015 - 2020 và hồ sơ đại hội đảng các cấp nhiệm kỳ 2020 - 2025 đã chỉnh lý đưa vào bảo quản và khai thác có hiệu quả.
Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan ở các tổ chức, cơ quan đảng, tổ chức chính trị - xã hội trong thời gian qua vẫn còn một số tồn tại, hạn chế. Một số cấp ủy, cơ quan, tổ chức, cá nhân tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc chưa được lập thành hồ sơ; khi nộp lưu vào lưu trữ cơ quan chủ yếu trong tình trạng bó gói, chưa ban hành danh mục hồ sơ hoặc ban hành nhưng chưa sát đúng với chức năng, nhiệm vụ của tổ chức, của từng cá nhân; hoặc còn thiếu tính khoa học, tính cụ thể; việc tổ chức giao nhận hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan định kỳ hằng năm thực hiện chưa nghiêm túc, chưa kịp thời theo quy định; chưa thực hiện được việc lập hồ sơ lưu trữ điện tử. Nhiều hồ sơ được lập chưa đảm bảo yêu cầu, phản ánh chưa đúng công việc của cá nhân chủ trì giải quyết; văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ không hoàn chỉnh, chưa có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh không đầy đủ trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc.
Nhận thức việc lập hồ sơ, lưu trữ tài liệu của một số CBCC cho đó là nhiệm vụ của bộ phận văn thư, lưu trữ cơ quan nên chưa làm tròn trách nhiệm của mình trong nhiệm vụ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ nên tài liệu nộp lưu hầu hết vẫn chưa lập hồ sơ, gây khó khăn cho công tác lưu trữ và tổ chức quản lý, khai thác tài liệu phục vụ công tác. Một số cấp ủy, cơ quan tổ chức đặc biệt là cấp cơ sở, địa bàn miền núi, vùng sâu, vùng xa chất lượng công tác văn thư, lưu trữ còn nhiều hạn chế, phần lớn chưa thực hiện đúng quy định về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Có cấp ủy, cơ quan, tổ chức cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ chưa qua đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ hoặc được đào tạo chuyên ngành khác, không đúng ngành nghề, lại kiêm nhiệm nhiều việc nên ảnh hưởng đến chất lượng công tác văn thư, lưu trữ.
Nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ, lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ đi vào hoạt động tốt hơn trong thời gian tới, các cấp ủy, cơ quan, tổ chức chính trị - xã hội cần tập trung thực hiện tốt một số nhiệm vụ giải pháp trọng tâm, đó là: Tăng cường tuyên truyền, phổ biến và thực hiện Luật Lưu trữ năm 2011; Quy định số 270-QĐ/TW ngày 6/12/2014 của Ban Bí thư Trung ương Đảng về “Phông Lưu trữ Đảng Cộng Sản Việt Nam” và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Trung ương, Văn phòng Trung ương Đảng, Ban Thường vụ Tỉnh ủy về công tác văn thư, lưu trữ.
Chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện nghiêm túc các quy định của Đảng và Nhà nước về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Tiếp tục đổi mới tổ chức công tác văn thư theo hướng chuyên nghiệp, khoa học, hiện đại, ứng dụng hiệu quả công nghệ thông tin vào các hoạt động.
Thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ hằng năm, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định, khẳng định rõ trách nhiệm của CBCCVC trong việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ công việc được giao, xem đây là kết quả giải quyết công việc, một trong những tiêu chí để xem xét đánh giá, phân loại tổ chức và cá nhân hằng năm.
Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ đối với các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội; kịp thời bổ sung, sửa đổi hoặc ban hành mới những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định của pháp luật và quy định của Trung ương về công tác văn thư, lưu trữ.
Do tính chất công việc đòi hỏi đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ phải được ổn định nên cần tránh tình trạng bố trí cán bộ không đúng ngành nghề, chưa qua đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ, kiêm nhiệm nhiều việc hoặc thường xuyên thay đổi. Tiếp tục tổ chức lưu trữ cơ quan và kiện toàn các phòng, kho lưu trữ cấp uỷ; bổ sung, sắp xếp, kiện toàn cán bộ văn thư, lưu trữ đủ tiêu chuẩn theo quy định; tăng cường công tác đào tạo, tập huấn cho cán bộ văn thư, lưu trữ, đặc biệt đối với những cán bộ mới, chưa qua đào tạo; thực hiện chế độ, chính sách cho đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành. Các cấp uỷ tăng cường chỉ đạo việc tập trung tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử theo quy định. Tiếp tục lãnh đạo các đơn vị thực hiện đồng bộ, khép kín quy trình xử lý văn bản trên mạng; hoàn chỉnh các cơ sở dữ liệu Văn kiện Đảng, Mục lục hồ sơ để đưa vào phục vụ khai thác trên hệ thống mạng diện rộng của Đảng đảm bảo bí mật và an toàn. Thái Thị Khuyên