Sinh thời, Chủ tịch Hồ Chí Minh từng nói: “Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình, cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng”. Lịch sử ra đời và phát triển của văn phòng cấp ủy luôn gắn với lịch sử phát triển của Đảng Cộng sản Việt Nam. Công tác văn phòng cấp ủy luôn được các cấp ủy đảng quan tâm, thời kỳ đầu của cách mạng: 1930-1945 khi các khu ủy, xứ ủy được thành lập, mặc dù tổ chức văn phòng cấp ủy lúc đó chưa được thành lập, nhưng công tác văn phòng cấp ủy bắt đầu được hình thành do các tổ công tác hoặc các đồng chí lãnh đạo chủ chốt các cấp đảm nhiệm. Với các công việc chủ yếu như: in ấn tài liệu, truyền đơn của Đảng, giao thông liên lạc, đưa đón và bảo vệ cán bộ. Khi Đảng hoạt động công khai, văn phòng được coi là một cơ quan chức năng của cấp ủy, giúp cấp ủy điều hành công việc hằng ngày của Đảng. Đối với cấp ủy cơ sở, văn phòng là bộ phận trong tổ chức bộ máy các cơ quan tham mưu, giúp việc được tổ chức để giúp cấp ủy thực hiện nhiệm vụ công tác văn phòng cấp ủy tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo. Vì vậy, có thể xem văn phòng cấp ủy cơ sở là “bộ óc thứ hai” của cấp ủy cơ sở.
Thực tế hiện nay, Văn phòng cấp ủy có chức năng tham mưu và phục vụ, hai nội dung này đan xen với nhau, quan hệ mật thiết với nhau, trong đó, để làm tốt được công tác tham mưu, đòi hỏi phải có hiểu biết, đặc biệt phải “thạo việc”. Văn phòng cấp ủy thực hiện rất nhiều công việc để giúp cấp ủy thực hiện công tác lãnh đạo hằng ngày như: phối hợp với các cơ quan, bộ phận xây dựng và tham mưu, phục vụ tổ chức thực hiện chương trình của cấp ủy, đồng thời chủ động nắm bắt tình hình và chuẩn bị các báo cáo theo quy định, giúp cấp ủy tổ chức hội nghị hoặc các cuộc làm việc của cấp ủy; giúp cấp ủy tiếp đón khách, Nhân dân đến liên hệ công tác có liên quan đến cấp ủy; thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ, quản lý con dấu, thu, nộp đảng phí và quản lý tài sản trong trụ sở cấp ủy. Ngoài ra văn phòng cấp ủy cơ sở còn có nhiệm vụ giúp cấp ủy giải quyết các yêu cầu đột xuất: kết nạp đảng viên, kỷ luật đảng viên; tiếp nhận và xử lý đơn, thư gửi cấp ủy, kiến nghị với cấp ủy xử lý những đơn, thư có nội dung quan trọng.
Tuy nhiên, khó khăn đối với cấp ủy cơ sở hiện nay đó là: văn phòng cấp ủy cơ sở chưa có một quy định nào về số lượng và cơ cấu tổ chức bộ máy cụ thể, chính vì vậy, trên thực tế bộ máy này vẫn có nhưng chỉ duy nhất một đồng chí phụ trách mảng văn phòng; chức danh “văn phòng đảng ủy” là cán bộ không chuyên trách, trong Nghị định 92/CP, ngày 22/10/2009 của Chính phủ, không quy định văn phòng đảng ủy có định biên, đây cũng là một khó khăn lớn đối với sự hoạt động của cấp ủy cấp xã về chế độ chính sách của đồng chí này phụ thuộc vào nguồn ngân sách của địa phương. Bên cạnh đó, nhiều cấp ủy chưa đánh giá đúng về vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cấp ủy, nên bố trí cán bộ làm công tác văn phòng cấp ủy chưa phù hợp, chưa đáp ứng được nhiệm vụ tham mưu và giúp việc cho cấp ủy trong công tác lãnh đạo điều hành hằng ngày ở cơ sở. Hiện nay đội ngũ cán bộ văn phòng cấp ủy cơ sở ở tỉnh Quảng Trị vẫn còn nhiều khó khăn do: Một số cán bộ chưa được đào tạo chuyên môn. Một số đồng chí thiếu kỹ năng; nghiệp vụ công tác văn phòng, nhất là tin học văn phòng, dẫn đến tình trạng giải quyết công việc còn chậm, ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý, công tác văn thư, lưu trữ, quản lý con dấu, hồ sơ đảng viên còn chưa khoa học, chưa có nền nếp… Ở Quảng Trị cán bộ văn phòng đảng ủy luôn biến động nên có lúc thiếu người.
Để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ, giúp cấp ủy cơ sở triển khai, tổ chức thực hiện nhiệm vụ cấp ủy trên giao cho và thực hiện thắng lợi các chương trình, mục tiêu, nhiệm vụ của đại hội đảng bộ cơ sở đề ra, cần thực hiện tốt các giải pháp sau:
Một là, nâng cao nhận thức cho cán bộ, đảng viên nhất là người đứng đầu cấp ủy về vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cấp ủy và công tác Đảng để các cấp ủy cần bố trí người có năng lực làm công tác văn phòng cấp ủy và để mọi đảng viên tích cực thực hiện các quy định.
Hai là, chọn và phân công cán bộ phụ trách văn phòng cấp ủy có phẩm chất đạo đức, trình độ tiếp thu lý luận chính trị, trình độ năng lực chuyên môn, nhanh nhạy sáng tạo trong công việc, kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác xây dựng Đảng.
Ba là, tăng cường đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ để đảm bảo tiêu chuẩn theo chức danh, vị trí việc làm và nâng cao trình độ mọi mặt đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu nhiệm vụ, nhất là cán bộ làm công tác tham mưu tổng hợp. Tổ chức tốt các phong trào thi đua yêu nước, động viên, khuyến khích cán bộ, công chức và người lao động trong cơ quan Văn phòng Đảng ủy hoàn thành xuất sắc mọi nhiệm vụ được giao, xây dựng Ðảng bộ, cơ quan trong sạch vững mạnh. tổ chức thực hiện nghiêm các quy trình xử lý văn bản, lập danh mục và nộp lưu hồ sơ công việc của Đảng ủy, của chi bộ; đáp ứng đầy đủ, kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu phục cấp ủy.
Bốn là, xây dựng hệ thống thông tin báo cáo của cấp ủy để quán triệt cho các chi bộ và toàn thể đảng viên biết để thực hiện. Đồng thời tăng cường kiểm tra, giám sát đối với các cấp ủy trong việc tổ chức thực hiện nghiệp vụ công tác Đảng nói chung và công tác văn phòng cấp ủy nói riêng. Xuân Ngọc