Cổng thông tin điện tử

QUYẾT ĐỊNH

ban hành Quy định về việc gửi, nhận văn bản và thư điện tử

trên Cổng thông tin điện tử của Đảng bộ tỉnh Quảng Trị

---

- Căn cứ Nghị quyết số 36-NQ/TW, ngày 01/7/2014, của Bộ Chính trị về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế;

- Căn cứ Luật Giao dịch điện tử của Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam số 51/2005/QH11, ngày 29/11/2005;

- Căn cứ Nghị định số 26/2007/NĐ-CP, ngày 15/02/2007, của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số;

- Căn cứ Nghị định số 106/2011/NĐ-CP, ngày 23/11/2011, ngày 15/02/2007, của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều Nghị định số 26/2007/NĐ-CP của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số;

- Căn cứ Quy định 269-QĐ/TW, ngày 25/11/2014, của Văn phòng Trung ương Đảng về thực hiện giao dịch điện tử trong hoạt động của các cơ quan đảng;

- Căn cứ Quy chế làm việc của Ban Chấp hành đảng bộ tỉnh khoá XVI;

Xét đề nghị của Văn phòng Tỉnh ủy,                        

BAN THƯỜNG VỤ TỈNH UỶ QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về việc gửi nhận văn bản và thư điện tử trên Cổng thông tin điện tử của Đảng bộ tỉnh Quảng Trị.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Các huyện, thị, thành ủy, đảng ủy trực thuộc, các ban đảng Tỉnh ủy; các cơ quan, đơn vị liên quan vàcác đồng chí uỷ viên Ban Chấp hành Đảng bộ tỉnh căn cứ Quyết định thi hành.

QUY ĐỊNH

về việc gửi, nhận văn bản và thư điện tử

trên Cổng thông tin điện tử của Đảng bộ tỉnh Quảng Trị

(Ban hành kèm theo Quyết định số 464-QĐ/TU ngày 07/3/2017

của Ban Thường vụ Tỉnh ủy Quảng Trị)

---

CHƯƠNG I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh: Quy định này quy định việc sử dụng hệ thống gửi nhận văn bản và thư điện tử công vụ trên Cổng thông tin điện tử của Đảng bộ tỉnh Quảng Trị (sau đây được gọi tắt là gửi nhận văn bản điện tử công vụ).

2. Đối tượng áp dụng: Quy định này áp dụng đối với các đơn vị, cá nhân được phép hoặc được ủy quyền tham gia sử dụng hệ thống gửi, nhận văn bản và thư điện tử trên Cổng thông tin điện tử của Đảng bộ tỉnh Quảng Trị có tên miền: tinhuyquangtri.vn

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Gửi nhận văn bản điện tử là thông điệp dữ liệu được gửi đến một hoặc nhiều địa chỉ thư điện tử thông qua cơ sở hạ tầng thông tin.

2. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản giấy, văn bản điện tử và đơn, thư do cơ quan nhận được từ cơ quan, cá nhân khác gửi đến.

3. Định dạng dữ liệu là kiểu dữ liệu và chiều dài dữ liệu của các trường thông tin trong gói tin phục vụ kết nối các hệ thống gửi, nhận văn bản.

4. Thư rác (spam) là thư điện tử, tin nhắn được gửi đến người nhận mà người nhận đó không mong muốn hoặc không có trách nhiệm phải tiếp nhận theo quy định của pháp luật.

5. Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.

Điều 3. Địa chỉ gửi nhận văn bản điện tử trên Cổng thông tin điện tử của Đảng bộ tỉnh Quảng Trị

- Mạng Internet: email: vanthuvanphong@tinhuyquangtri.vn và admin@tinhuyquangtri.vn. Sử dụng trên môi trường mạng Internet, được cấp phép thiết lập trang thông tin điện tử theo giấy phép số 03/GP-STT, ngày 23/12/2016 của Sở Thông tin và Truyền thông.

Điều 4. Hệ thống gửi nhận văn bản và thư điện tử công vụ trên Cổng thông tin điện tử của Đảng bộ tỉnh Quảng Trị

1. Hệ thống gửi nhận văn bản và thư điện tử trên Cổng thông tin điện tử của Đảng bộ tỉnh Quảng Trịlà phương tiện để các tổ chức, cá nhân gửi, nhận thông tin dưới dạng thông điệp điện tử qua mạng Internet nhằm phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ và thực thi công vụ.

2. Văn phòng Tỉnh ủy là đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức xây dựng, duy trì hoạt động của hệ thống gửi, nhận văn bản và hộp thư điện tử của Tỉnh ủy và là đơn vị trực tiếp vận hành đảm bảo hoạt động 24 giờ/ngày và 7 ngày/tuần, đảm bảo an toàn, bảo mật và an ninh thông tin cho Cổng thông tin điện tử của Đảng bộ tỉnh Quảng Trị.

3. Hệ thống quản lý văn bản điện tử thống nhất duy trì, vận hành trên mạng Internet tại địa chỉ tên miền: http://tinhuyquangtri.vn;

4. Hộp thư công vụ

Hộp thư công vụ được cấp cho các tổ chức, cá nhân trong các cơ quan Đảng, các đồng chí uỷ viên BCH Đảng bộ tỉnh để trao đổi thông tin trong thực thi công vụ.

             Điều 5. Các hành vi bị nghiêm cấm trong sử dụng hệ thống gửi, nhận văn bản và hộp thư điện tử công vụ

1. Nghiêm cấm sử dụng hệ thống gửi nhận văn bản và hộp thư điện tử công vụ để gửi, nhận các nội dung thông tin trái với các quy định của pháp luật. Không được sử dụng các kỹ thuật tin học để phát tán virus máy tính thông qua hộp thư công vụ của mình.

2. Phát tán thư rác hoặc các thư điện tử không đúng mục đích lên hệ thống thư điện tử của Đảng bộ tỉnh và các quy định khác tại Điều 7, Nghị định số 77/2012/NĐ-CP, ngày 05/10/2012, của Thủ tướng Chính phủ về chống thư rác.

3. Cản trở hoặc ngăn chặn trái phép quá trình truyền, gửi và nhận văn bản trên Cổng thông tin điện tử của Tỉnh uỷ.

4. Thay đổi, xoá, huỷ, sao chép, tiết lộ, hiển thị, di chuyển trái phép một phần hoặc toàn bộ thông điệp dữ liệu.

5. Sử dụng các hệ thống thư điện tử miễn phí do các tổ chức nước ngoài cung cấp như: Yahoo, Gmail, Hotmail…trong trao đổi nghiệp vụ và thực thi công vụ.

CHƯƠNG II

SỬ DỤNG GỬI NHẬN VĂN BẢN TRONG THỰC THI CÔNG VỤ

Điều 6. Quy định chung

1. Việc sử dụng hệ thống gửi nhận văn bản và hộp thư công vụ trên Cổng thông tin điện tử của Đảng bộ tỉnh Quảng Trị để gửi, nhận văn bản, thông tin điện tử áp dụng đối với các đồng chí uỷ viên Ban Chấp hành Đảng bộ tỉnh, các huyện, thị, thành uỷ, đảng uỷ trực thuộc Tỉnh uỷ trong thực thi nhiệm vụ, trao đổi công việc.

2. Không sử dụng hệ thống gửi nhận văn bản và hộp thư công vụ trên Cổng thông tin điện tử của Đảng bộ tỉnh để trao đổi, gửi nhận văn bản, thông tin điện tử trái quy định của Đảng và Nhà nước hoặc văn bản mật, tối mật, tuyệt mật.

Điều 7. Những loại văn bản trao đổi qua hệ thống gửi nhận văn bản và hộp thư điện tử trên Cổng thông tin điện tử của Đảng bộ tỉnh Quảng Trị và tính hợp pháp của nội dung thông tin

1. Các loại văn bản gửi, nhận qua hệ thống gửi nhận văn bản và hộp thư công vụ bao gồm:

- Kế hoạch công tác, Chương trình công tác (tuần, tháng, quý, năm), lịch công tác tuần của BTVTU và Văn phòng Tỉnh uỷ, các ban đảng Tỉnh uỷ, các cấp uỷ đảng.

- Các báo cáo định kỳ, báo cáo chuyên đề, báo cáo đột xuất, thông tin chuyên đề, bản tin tuần của BTVTU, VPTU, các ban đảng Tỉnh uỷ, các cấp uỷ Đảng.

- Các nghị quyết, chỉ thị; văn bản của Trung ương, Tỉnh uỷ, các Ban Đảng, Văn phòng Tỉnh uỷ, các cấp uỷ Đảng (được phép gửi)

- Giấy mời họp, tài liệu hội nghị.

2. Những văn bản được chuyển qua hệ thống gửi nhận văn bản, hộp thư điện tử phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan Đảng, Nhà nước và cơ quan gửi không phải gửi thêm văn bản giấy.

3. Sử dụng bộ mã ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 và dùng bộ gõ chữ Việt Unicode, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo Hướng dẫn số 11-HD/VPTW, ngày 28/5/2004 của Văn phòng Trung ương Đảng về thể thức văn bản của Đảng và quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011, của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính để thể hiện các nội dung, văn bản trao đổi trong hệ thống gửi nhận văn bản điện tử trên Cổng thông tin điện tử của Đảng bộ tỉnh.

Điều 8. Tần suất kiểm tra thư và phản hồi thư

Các tổ chức, cá nhân có tránh nhiệm thường xuyên truy cập vào hệ thống gửi, nhận văn bản và hộp thư công vụ để nhận và xử lý kịp thời các văn bản và thư điện tử gửi đến:

1. Đối với phần nhận văn bản từ các đồng chí uỷ viên Ban Thường vụ Tỉnh ủy gửi đến: Phòng Hành chính, tiếp dân Văn phòng Tỉnh uỷ kiểm tra thư ngay sau khi có tin nhắn gửi đến.

2. Đối với việc nhận văn bản từ các đồng chí uỷ viên Ban Chấp hành Đảng bộ tỉnh và các cơ quan khác gửi đến: Phòng Hành chính, tiếp dân Văn phòng Tỉnh uỷ kiểm tra thư ít nhất 04 lần mỗi ngày vào đầu, cuối giờ buổi sáng và buổi chiều các ngày làm việc.

Điều 9. Quy trình cấp mới, thay đổi, hủy bỏ tên người dùng đã đăng ký sử dụng hệ thống gửi nhận văn bản và hộp thư công vụ

Đối với cá nhân các đồng chí đã đăng ký: Căn cứ vào Quy định, Quyết định của cấp có thẩm quyền; Phòng Cơ yếu - Công nghệ thông tin Văn phòng Tỉnh ủy sẽ tạo lập, thay đổi hoặc hủy bỏ hộp thư gửi, nhận văn bản điện tử khi có yêu cầu.

Điều 10. Trách nhiệm của các tổ chức, cá nhân khi sử dụng hệ thống gửi, nhận văn bản và hộp thư điện tử

1. Hệ thống gửi nhận văn bản và Hộp thư điện tử được cấp để sử dụng cho việc trao đổi thông tin phục vụ tác nghiệp hàng ngày, hỗ trợ thực hiện nhiệm vụ và công tác chuyên môn được giao; Khi được cấp tên tài khoản và mật khẩu (password), người dùng phải truy cập vào hệ thống gửi nhận văn bản và hộp thư để thay đổi mật khẩu, đảm bảo an toàn, bảo mật tài khoản được cấp.

2. Sử dụng hệ thống gửi, nhận văn bản và hộp thư điện tử đúng quy định, đúng mục đích; thực hiện nghiêm chế độ bí mật thư điện tử và chịu trách nhiệm về thông tin của mình khi gửi, nhận qua hộp thư điện tử.

3. Quản lý và lưu trữ các thư điện tử cá nhân bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin trong quá trình sử dụng.

4. Nghiêm cấm việc cung cấp hoặc để lộ mật khẩu truy cập vào hệ thống gửi nhận văn bản và hộp thư điện tử cho cá nhân, tổ chức không thuộc phạm vi và trách nhiệm sử dụng. Có trách nhiệm bảo quản mật khẩu để đảm bảo an toàn cho hộp thư công vụ. Trường hợp bị lộ hoặc quên mật khẩu thì thông báo về phòng Cơ yếu - CNTT Văn phòng Tỉnh uỷ để được cấp lại mật khẩu mới.

5. Khi phát hiện có lỗi, sự cố về sử dụng hoặc những thư điện tử không đúng mục đích, thư điện tử có virút, thư rác phải xoá bỏ; trường hợp thư điện tử có nguy cơ phát tán lớn phải thông báo về phòng Cơ yếu - CNTT, Văn phòng Tỉnh uỷ để phối hợp xử lý kịp thời.

CHƯƠNG III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 11.Trách nhiệm của Văn phòng Tỉnh ủy

1. Chủ trì, phối hợp với các huyện, thị, thành uỷ, Đảng uỷ trực thuộc Tỉnh uỷ và các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức cài đặt, tập huấn, hướng dẫn thực hiện.

2. Chủ trì tổ chức nâng cấp, xây dựng và phát triển hạ tầng kỹ thuật nhằm đảm bảo tính ổn định, tốc độ trao đổi và dung lượng họp thư điện tử và hệ thống gửi, nhận văn bản của Đảng bộ tỉnh.

3. Triển khai các chính sách bảo mật, an ninh, an toàn thông tin cho hệ thống gửi, nhận văn bản điện tử của Đảng bộ tỉnh.

4. Xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng hệ thống gửi, nhận văn bản và hộp thư điện tử; hướng dẫn người dùng các thao tác sử dụng như: Tạo thư mới, cập nhật sổ địa chỉ, ngăn chặn, xoá bỏ thư rác.

5. Thiết lập, lưu trữ và quản trị hệ thống danh bạ gửi nhận văn bản điện tử của cá nhân và đơn vị tham gia hệ thống mạng của Đảng bộ tỉnh. Khai báo, cấp địa chỉ thư tín điện tử và mật khẩu sử dụng cho tổ chức, cá nhân theo quyết định của cấp có thẩm quyền. Quản lý quyền truy cập của tổ chức và cá nhân khi tham gia hệ thống gửi nhận văn bản, hộp thư điện tử của Đảng bộ tỉnh theo quy định.

6. Quản trị về kỹ thuật hệ thống gửi nhận văn bản và hộp thư điện tử của Đảng bộ tỉnh; xây dựng, nâng cấp, duy trì hệ thống, đảm bảo cho hệ thống hoạt động thông suốt, liên tục 24/24 giờ trong ngày, an toàn, bảo mật thông tin theo quy định.

7. Cài đặt hệ thống phòng chống virus trên hệ thống mạng và tạo lập chế độ lưu trữ thông tin điện tử cho hệ thống gửi nhận văn bản điện tử của Đảng bộ tỉnh.

8. Thông báo công khai và tiến hành khắc phục các sự cố ngay sau khi hệ thống gửi, nhận văn bản và hộp thư điện tử của Đảng bộ tỉnh bị lỗi phải ngừng hoạt động. Nội dung thông báo phải nêu rõ thời gian phục hồi hệ thống.